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Wir bereinigen Ihre B2B-Kundendaten

Das Szenario ist allgegenwärtig: Sie sammeln aus allen erdenkbaren Quellen Daten und füttern das CRM-System in dem Glauben, dass mehr Daten auch mehr Umsatz generieren. Doch ist das auch so?

Zudem gibt es oftmals in Unternehmen keine Person, deren dedizierte Aufgabe darin bestehen sollte, die im CRM liegenden Daten fortlaufend zu bereinigen und dabei optimalerweise obsolete Daten zu löschen.

Die Folge ist ein stetig wachsender Berg an Cybertrash. So dauert es in der Regel nur wenige Jahre, bis die Datenbank des CRM-Systems mehr veraltete als aktuelle Daten enthält.

Daraus ergeben sich eine ganze Reihe von Problemen:

• Cybertrash führt zur Einschränkung der medialen Reichweite. Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie lancieren einen Mailshot an ausgewählte in Ihrem CRM vorhandene Mailadressen, um ein neues Angebot vorzustellen. Jede angemailte, ungültige Mailadresse kann bewirken, dass auf Serverseite des Empfängers ein Security-Tool den Absender – respektive Ihre URL – als Spam einstuft und blockiert.
• Vor jeder Kampagne, bei der Vertrieb bzw. Marketing auf die Daten im CRM-System zurückgreifen, müssen Sie diese entweder zeitintensiv manuell vorselektieren, oder Sie müssen für die Durchführung der Kampagne entsprechend mehr Zeit - nicht selten das Dreifache und mehr – einplanen. Hier ein weiteres Beispiel: Ihr Marketing-Team erstellt eine Liste an Kontakten, die Inside-Sales telefonisch zu einer Veranstaltung einladen soll. Wenn nur etwa ein Drittel der Datensätze einen einzigen Fehler enthält, verdoppelt sich erfahrungsgemäß die Bearbeitungszeit der Kampagne. Fehler können sein:
  
  - Zielunternehmen ist insolvent
  - Zielunternehmen wurde aufgekauft und ist nur noch eine Zweigstelle ohne Entscheidungsbefugnis
  - Zielunternehmen firmierte um, inkl. Änderung der Mailadressen
  - Änderung der zentralen Telefonnummer
  - Falscher Ansprechpartner
  - Falsche Positionsbezeichnung eines Ansprechpartners
  - Verantwortungsbereich des Ansprechpartners hat sich geändert
  - Keine oder falsche Durchwahl
  - Ausgeschiedener Ansprechpartner
• KI-Tools arbeiten auf Basis der vorhandenen Daten. Je mehr Datenmüll im Datenpool ist, desto unbrauchbarer werden die durch das Tool gelieferten Ergebnisse. Daraus resultieren mitunter Entscheidungen, die Marketing- oder Vertriebskampagnen torpedieren, bzw. zu sehr großen Streuverlusten führen.
• Zudem gibt es datenschutzrechtliche Vorgaben, wann welche Daten zu löschen sind. Die entsprechenden Vorgaben finden sich in der DSGVO. Grundsätzlich gilt: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert bzw. verarbeitet werden, wie sie für den jeweils definierten Zweck benötigt werden. Wenn der Zweck nicht mehr besteht – und das ist der Fall, wenn die Daten bspw. nicht mehr zutreffend sind – müssen sie gelöscht werden, sofern dieser Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.